İş Hayatında İletişim

İş Hayatında İletişim

Bazen çok konuşuyoruz ama bir türlü birbirimizi anlamıyoruz. Bazen hiç konuşmadan birbirimizi anlıyoruz. Bazense anladığımızı sanıyoruz fakat işler sarpa sarıyor. Aslında gerçekten iletişebiliyor muyuz? Ağzımız var, konuşuyoruz ama dinlemek için zaman ayıramıyor muyuz? Kardeşim, e biz napıyoruz?

İletişim; bilginin, fikirlerin, duyguların, becerilerin, simgeler kullanılarak iletilmesidir.

İş yaşamının koşulları dünyanın her yerinde sosyal bir çevreyi gerektirmektedir. Sosyal çevreye uyum sağlamak; bilgi ve becerilerinizi arttırmak için sağlıklı iletişim yöntemlerini öğrenmeli ve uygulamalısınız. Bunun için de iletişim engellerini tanıyarak ortadan kaldırmayı ve iletişimi kolaylaştıran yöntemleri kullanmanız gerekmektedir.

İçinde bulunduğumuz toplumda bütün mesajlar net ve açık olarak iletilememektedir. Tüm mesajları doğru algılayabilmek için toplum kültürünü ve iş yeri kültürünü gerçek anlamda tanımak gerekmektedir.

İletişimin Ögeleri

İletişim sürecinin gerçekleşmesi için gerekli olan iki kişiden biri gönderici yani kaynak, diğeri ise alıcıdır. Gönderici, ilk olarak göndermek istediği mesajı fikir olarak zihninde oluşturur ve daha sonra bu fikri kodlar, yani sözcüklere, rakamlara, şekillere veya beden diline dönüştürür. İletişimde buna Sembol Oluşturma denir. Semboller belli kodlara dönüştürülerek iletişim kanalı vasıtası ile alıcıya gönderilir.

Kaynak (Gönderici)
Gönderici, mesajın kaynağı, iletişimin başlatıcısıdır.

Kaynağın Taşıması Gereken Özellikler

  • Kaynak bilgili olmalıdır.
  • Kaynak kodlama özelliğine sahip olmalıdır.
  • Kaynak bulunduğu konumdaki rolüne uygun davranmalıdır.
  • Kaynak tanınmalıdır. Tanınmayan veya olumsuz tanınan kaynağın göndereceği mesajlar, alıcılar üzerinde gerekli etkiyi oluşturmaz.

Mesaj (Bilgi, Haber)
Mesaj, alıcı için uyaran olarak işlev gören bir sinyal, ya da sinyaller birleşimidir.

Mesajın taşıması gereken özellikler:

  • Mesaj anlaşılır olmalıdır. Anlaşılamayan söz, deyim ve mimiklerden oluşan mesajlar algılanamayacak iletişim sağlanmayacaktır.
  • Mesaj açık olmalıdır. Kaynak göndereceği mesajla, alıcıdan ne istediğini belirtmelidir.
  • Mesaj doğru zamanda iletilmelidir. Mesajın gönderileceği zaman iyi belirlenmelidir. Ayrıca, alıcıdan beklenen davranış da zamanlı olmalıdır.
  • Mesaj uygun kanalı izlemelidir. Mesaj, uygun yolu izlemeden alıcıya varırsa, etkinliğini kaybeder; alıcı ile kaynak arasındaki ilişki yetersiz olur. Özel ilaveler veya davranışlarla, mesaj ek anlamlı hale getirilirse, kaynak üzerindeki etkisi istenilenin dışında gerçekleşir ve hedefte beklenmeyen düşünce ve davranışlar oluşturur.
  • Mesaj, kaynak ve alıcı arasında kalmalıdır: Mesaj, kaynaktan alıcıya ulaşıncaya kadar değişik kişi ve kademelerden geçebilir. Yüz yüze olmayan iletişim bu tür mesajlara dayanır. Bu durumda asıl mesaj anlamının dışında algılanır.

Kanal (Araç)
Kanal, sinyalleri taşıyan herhangi bir fiziksel araçtır. Kanal mesajın göndericiden alıcıya iletildiği yoldur. Işık dalgaları, radyo dalgaları, ses dalgaları, telefon kabloları ve sinir sistemi olabilir.

Alıcı (Hedef)
Vericinin mesajını algılayan kişi alıcıdır. Alıcı tek veya çok kişi olabilir, belirli ve belirsiz olabilir. Ancak mesaj birisine ulaşmamışsa iletişim olayı gerçekleşmemiş demektir.

Etkin iletişim için alıcının taşıması gereken özelikler ise şunlardır:

  • Alıcı mesajı algılayabilmelidir. Alıcı gönderilen mesajı algılayacak düzeyde olmalı, algılama engeli olmamalıdır.
  • Ayrıca alıcının arzulu olması gerekir. Eğer alıcı, kaynağın gönderdiği mesaja karşı kayıtsız ise, mesaj algılanmayacak; iletişim gerçekleşse bile etkin iletişim olmayacaktır.
  • Alıcı bilgili olmalı ve geri-besleme sistemine sahip olmalıdır.
  • Alıcı seçici olmalıdır.
  • Alıcı, bulunduğu konuma uyabilmelidir. Örneğin; öğrenci öğretmenin rehber olduğunu kabul ederse kaynağın isteklerini kabul edebilecek, ayrıca kendi davranışlarının sınırlarını bilecek ve mesajı etkin bir şekilde alabilecektir.
  • Alıcı kaynak olabilme özelliği taşımalıdır. Zaman zaman alıcı, kaynak; kaynak ise alıcı durumuna geçer. Bu nedenle alıcının da kaynak olma özelliğini taşıması gerekir.

Kodlama-Kod Açma
Kodlama, basit bir el hareketinden, karmaşık bir matematik formülüne kadar çok geniş bir anlamı kapsayabilir. Bilginin, düşüncenin duygunun iletmeye uygun, mesaj haline getirilmesine Kodlama denir.

Alıcının mesajı yorumlayıp anlamlı bilgilere dönüştürme süreci kod çözmeyi oluşturur. Bu süreç alıcının geçmiş tecrübelerinden, sembol ve hareketlere verdiği kişisel yorumlardan, beklentilerden ve anlam birliğinden etkilenir. Mesaj alıcının bildiği bir lisanla yazılmamışsa alıcı bunun kodunu çözemez. Mesela dilimizde gerçek anlamının dışında başka anlam ya da anlamlarda kullanılan sözcük veya cümleler vardır. “Avucunu yala” diyen bir kişiye, “Hayır, yalamam” demek mesajın anlaşılmadığını gösterir.

Dönüt (Geri besleme)
Dönüt, hedef alıcının kaynağın ilettiği mesaja verdiği cevap olarak adlandırılır. İletişim sürecinin son aşamasıdır. Geri
besleme aracılığıyla kaynak, iletişimin etkin olup olmadığı konusunda bilgi edinir. Geri besleme ile iletişim süreci tersine döner ve bu sefer hedef kaynak, kaynak hedef durumuna geçer. Yüz yüze iletişimde hemen geri besleme alırız ki, buna Gecikmesiz Geri Besleme denir. Kitle iletişiminde ise iletişim sürecinde geri besleme almak belirli bir zaman sonra olduğu için buna da Gecikmeli Geri Besleme denir.

Geri Besleme İletişim Sürecine Ne Kazandırır?

  • İletişimin amacına ulaşıp ulaşmadığını ortaya koyar.
  • Mesajın amaçlandığı gibi; doğru zamanda, doğru hedefe, doğru anlamda ulaşıp ulaşmadığını ortaya koyar.
  • Kaynağın başarılı olup olmadığını ortaya koyar.
  • Mesajı iletmede kullanılan kanalın doğru olup olmadığını ortaya koyar.
  • Geri beslemenin doğru şekilde, doğru araçlarla alınıp alınmadığını ortaya koyar.
  • Süreç içinde hangi aşamada niçin başarısız olunduğunu ortaya koyar.
  • Bir sonraki iletişim sürecinde kullanabileceğimiz bilgileri sağlar.
  • Bir sonraki iletişim sürecini doğru bilgilerle oluşturmamızı sağlar.

Filtre (Algılama ve Değerlendirme)
Filtre, göndericinin ve alıcının kendine ulaşan mesajları değerlendirmeleriyle ilgilidir. Burada devreye algılama girer. Algı, insanın çevresindeki uyaranların, ya da olayların farkına varması ve onları yorumlaması sürecidir. Algı, kişinin belli bir bilgiyi duyma, anlama ve değerlendirme sürecidir.
Kişinin içinde bulunduğu durum kişinin beklentilerini, geçmiş yaşamını, toplumsal ve kültürel unsurları algılama sürecini etkilemektedir. Bütün bu unsurlar, kişilerin aynı mesajı farklı yorumlamasına sebep olmaktadır. Algılamadaki farklılığı, dışsal ve içsel faktörler olmak üzere iki unsura bağlayabiliriz. Algılamada dışsal faktörler; farklılık, yoğunluk, sıklık, hareketlilik, tekrarlama, kontrast, yenilik, benzerlik gibi faktörlerdir.

İletişimi Kolaylaştıran Yöntemler

İletişimi kolaylaştırmak için “DİAA” formülünü kullanınız.

  • Dikkatleri kazanın. Çok ilginç bir söz veya anekdot aktararak söze başlayın.
  • İlgi çekin. Dinleyenlere konunuzun neden önemli olduğunu anlatın.
  • Arzu yaratın. Sizin görüşlerinizi dinlemenin onlar için nasıl yararlı olacağını belirtin.
  • Anlaşma sağlayın. Dinleyicilere, anlatacağınız şeyin onlar için de aslında ne kadar yararlı olduğunu kabul etmelerini sağlayın.

İletişimi kolaylaştırmak için, alıcının iyi ve aktif bir dinleyici olması gerekir. Aktif dinleyici olabilmek için:

  • Konuşmayı kesin, hiç kimse konuşarak dinleyemez.
  • Konuşmacıya rahatlaması için kolaylık sağlayın.
  • Konuşmacıya dinleme isteğinde olduğunuzu gösterin, başka şeylerle meşgul olmayın, saatinize bakmayın.
  • Dikkati dağıtan şeyleri ortadan kaldırın. Parazit konuşmaları dinlemeyin.
  • Konuşmacıyı empatik dinleyin, kendinizi onun yerine koyun, sabırlı olun başka hiçbir şey düşünmemeye çalışın.
  • Kendinizi rahat hissetmeye çalışın, hafif tutun, başka şeylerle oyalanmayın.
  • Eleştiriyi sonraya bırakın, eleştiri iletişimi engeller.
  • Soru sorun, konuşmacının mesajını başka sözcüklerle açıklayın.
  • Konuşmayı bırakın, bu aşamada konuşmak çok çekici olabilir; ancak bunu yapmayın, konuşmacının sözünü bitirmesini bekleyin.
  • İletişimi kolaylaştırmak için iletişimin engellerini ortadan kaldırın.

İşe ve Çevreye Uyma
Çalışma yaşamına ilk kez başlayanlar için kuruluşun ortaya koyduğu kurallara uygun davranışlar gösterme, diğer çalışanlarla iyi ilişkiler kurabilme; işletmede görev yeri değişikliği yapan personel için bilgi ve beceri eksikliğini giderme, işletmeye bağlılık duygusunu geliştirme, işten ayrılmayı azaltma, yanlış anlamaları önleme amacıyla yapılan faaliyetlerin tümü işe ve çevreye uyum olarak ifade edilir.
İşe yeni alınan personeli işe ve çevreye alıştırırken kendilerini rahat hissetmelerini sağlamak gerekir, onları sıkıştırmak gergin olmalarına sebep olur. İnsanlar gergin olduklarında öğrenemezler. Anlamadıkları şeyleri kendilerini suçlu ya da budala gibi hissetmeden sormaları için teşvik etmek gerekir. İşletme içinde yeri değiştirilen personelin de yeni işini öğrenmesi amacıyla bu personele eğitim vermeyi unutmamak gerekir. Bunların işletmeyi tanımaları gerekmeyecektir; ama yeni bölümü ve işi tanımaları gerekir. Aynı işi yapan başka bir işletmeden gelen birinin de işini sizin işletmenizin yöntemleriyle yapması için eğitilmesi gerekir. Çünkü daha önce öğrenileni unutmak o kadar kolay değildir.

-> Bir firmada örgütsel yönetim söz konusu ise orada yüksek motivasyondan ve sinerjiden bahsedilebilir. Sinerji; birden fazla olumlu enerjinin birleşmesidir. Yani, örgüt içi çalışanların birlik ve beraberlik içinde bir takım halinde hareket etmesidir. Olumsuz (negatif) enerji ise asinerji oluşturur.

Yüksek Motivasyon:

  • Tüm çalışanların gülümseyen bakışları,
  • Diğer çalışanlara ve müşterilere içtenlikle yardımcı olma,
  • Sorumluluk alma ve paylaşma isteği,
  • Çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim,
  • Katılım ve işbirliği,
  • Problem çözümünde işbirliği ,
  • Birbirine pozitif yaklaşma ve destek olma,
  • Olumlu bakış açısı,
  • Sevgi ve saygı,
  • İşe adapte olma ve başarıyı paylaşma,
  • İşe isteyerek gelme,

Düşük Motivasyon

  • Asık suratlar,
  • Birbirini engelleme,
  • İşten kaçma, birbirine sorumluluk atma,
  • Hiyerarşi, gerginlik, yapay iletişim,
  • Yardımdan kaçınma,
  • Gereksiz problemler yaratma,
  • Her konunun olumsuz yönlerini görmek,
  • Nedensiz çatışmalar,
  • “Mesai bitse de gitsek” düşüncesi,
  • İşe gelirken isteksizlik

Kaynaklar:

www.ismek.ist

Görseller: Google

Bir cevap yazın